Vitelia 'in control' met GoBright

GoBright platform bij Vitelia - FOXX AV

Een dik jaar werken met het platform van GoBright. Wat betekent dat voor een organisatie? We vragen het Hans Sijbers, communicatie manager van Vitelia en een van de drijvende krachten achter het project. Hoe is de introductie verlopen en wat zijn de ervaringen tot nu toe?

Meer regie.

Als eerste vragen we Hans natuurlijk wat de aanleiding was om over te stappen op een systeem om vergaderruimten te plannen? Hans legt uit: “De agrarische coöperatie Vitelia is gehuisvest in een bedrijfsverzamelgebouw en deelt vergader- en spreekruimten met de andere bewoners van het pand in Oirlo. Het kwam steeds vaker voor dat er spreekkamers werden gereserveerd die niet werden benut of andersom, spreekkamers die dubbel geboekt waren. En omdat de verschillende huurders op verschillende communicatieplatformen zaten wilde het niet echt vlotten. Kortom er was onvoldoende regie op het gebruik van de gezamenlijke ruimten.”

Uitgebreide inventarisatie.

De eerst stap, volgens Hans Sijbers, was een “interne analyse en inventarisatie van functionaliteiten”. Niet alleen moest bovenstaand euvel verholpen worden maar ook moest de receptie ondersteund worden. Vitelia heeft geen vaste receptioniste(s), maar werkt met gastvrouwen/-heren, die ook de catering in het pand verzorgen. De receptie is dus niet altijd bezet. Dat werd voorheen opgelost met een hotelbelletje, dat niet altijd gehoord werd.
Ook het gedateerde narrowcasting systeem moest worden geüpdatet.

“Het nieuwe systeem moest een Nederlandstalige interface hebben, laagdrempelig in het gebruik zijn en via meerdere platforms kunnen functioneren.” Er werd in eerste instantie binnen een Citrix systeem gewerkt, later werd dit MS Office 365. De facilitair manager had al eerder kennis gemaakt met GoBright. Via zijn eigen netwerk kwam Hans Sijbers voor advies uit bij FOXX AV. Vanuit FOXX werd een demo voorbereid om te laten zien wat er allemaal mogelijk is met GoBright. Na een positief besluit werd een plan van aanpak gemaakt.

GoBright–platform.

In de eerste fase koos Vitelia voor de module GoBright Meet, het onderdeel ‘room booking’, incl. de Outlook plug-in. Met Meet kunnen vanuit MS Outlook ruimten gereserveerd worden en tegelijkertijd personen zowel in- als extern worden uitgenodigd. De capaciteit van de ruimten, met ieder een eigen naam, zijn voorgeprogrammeerd en het systeem maakt zelf een keuze voor een ruimte op basis van beschikbaarheid, capaciteit en benodigde faciliteiten. “En dat levert al een enorm gemak op”, aldus Hans.

Overigens is er naast Outlook plug-in ook nog een GoBright app, een portal en kun je MS Teams koppelen om ruimten te reserveren.

In een tweede fase werd ook de GoBright Visit-module toegevoegd; bezoekersregistratie / virtuele receptie. Hiermee kunnen bezoekers zichzelf aanmelden op basis van een eerdere uitnodiging of ter plekke bij een ‘spontaan’ bezoek. Organisatoren van een meeting en/of werknemers krijgen een bezoeknotificatie en worden bij de receptie opgehaald.

Een ander belangrijk aspect was, volgens Hans, “het intuïtieve gebruik van het aanmeld touchscreen”. In onderling overleg met So Expo, een interieurpartner van Vitelia, werd een apart meubel gemaakt waarin het bedieningstouchscreen op een mooie wijze werd geïntegreerd in de receptiebalie. Dat zorgt er mede voor dat de acceptatie en het gebruik van de Visit module steeds beter wordt. Huurders halen nu hun relaties als vanzelfsprekend op aan de receptie.

Tenslotte werd de bestaande narrowcasting geüpgraded naar GoBright View incl. ‘wayfinder’. Hierin zitten gebouwplattegronden en bezoekers kunnen zo ook zelfstandig hun weg vinden. De koppeling van de drie systemen zorgt voor een geïntegreerd platform.

Introductie en gebruiksgemak.

De systemen werden voor medewerkers, huurders en relaties gefaseerd ingevoerd om iedereen te laten wennen aan de nieuwe werkwijze. Het werd o.a. via de bedrijfsapp gecommuniceerd maar er werd ook een aparte instructievideo gemaakt, die uitlegt welke stappen er allemaal genomen moeten worden. Volgens Hans Sijbers “iets dat Vitelia vaker doet bij introducties van nieuwe producten of werkwijzen en dat goed werkt.”

In de praktijk is GoBright een efficiënt en gebruikersvriendelijk systeem gebleken dat aan de verwachtingen voldoet. Het levert minder praktische ergernissen op, zoals leegstaande ruimten. De touchscreens van Pro DVX bij de vergaderruimten laten meteen zien of een ruimte bezet of vrij is. Als een ruimte gereserveerd is, maar na 15 minuten nog niet in gebruik is vervalt de reservering en komt de ruimte vrij. “Zo ontstaat meer bewustwording en interne efficiency”, aldus Hans Sijbers.

Verbeterpunten.

Overall is Vitelia dik tevreden over GoBright alleen op detailniveau zijn er nog verbeterpunten. Zo is de cateringmodule, het bestellen van koffie, fris, broodjes voor een vergadering/overleg nog niet optimaal. In het aanlooptraject was de beschikbare gebruiks- en instructie informatie beperkt. Wat uitgebreidere documentatie zou gewenst zijn. Ook blijkt nu dat het gebruik van MS Office 365 door iedereen, zaken gemakkelijker maakt.

Hans Sijbers is ook benieuwd wat de toekomst gaat brengen, nu systemen als Outlook en Teams ook steeds meer geïntegreerde oplossingen gaan aanbieden. De ontbrekende schakel is en blijft echter de koppeling met de hardware, zoals bewegingssensoren.

GoBright blijft zijn software verder door ontwikkelen en specifieke klantvragen worden bijna altijd in dat traject meegenomen.

Wil je meer weten over alle mogelijkheden van het GoBright-platform neem dan contact op met een van onze accountmanagers Cas, Michel of Stefan (hiernaast). Zij kunnen je er alles over vertellen.