Videoconferencing? In drie stappen aan de slag!

Videoconferencing door FOXX AV Audiovisual

1. Kies je videoconferencing platform.

Heb je al een platform? Ga dan naar stap 2.

Om te bepalen hoe je gaat videovergaderen moet je eerst bepalen welke videoconference platform c.q. software je gaat gebruiken. Veel gebruikte platformen zijn: Microsoft Teams, ZOOM, Google Meet, BlueJeans en Webex. Belangrijk is om te kijken naar de functionaliteiten van de verschillende platformen en welk platform door je relaties wordt gebruikt. Niet alle platformen communiceren met elkaar. Kies daarom een bij jouw doelgroep veel gebruikt platform of een platform dat kan communiceren met andere platformen.

Microsoft Teams

Microsoft Teams is het meest gebruikte videoconferencing platform in Nederland. Dat komt doordat bij iedere Office 365 licentie een gratis MS Teams account zit. Daarnaast is het binnen MS Teams mogelijk om te communiceren met platformen als ZOOM videobellen en Webex van Cisco. Om te videovergaderen met grotere groepen is het gemakkelijk om je bestaande account te upgraden.

2. Kies de juiste apparatuur.

Hoe bepaal je welke soort apparatuur past bij jouw manier van videoconferencing? Dat is een veel gestelde vraag. De drie belangrijkste vragen die beantwoord moeten worden, hebben we hieronder voor je neergezet.

A) Hoe ziet de samenstelling van de groep in de vergaderruimte eruit?

Met de samenstelling wordt bedoeld, vergader je een-op-een of in groepen of varieert dit? Wanneer je een-op-een vergadert, is een laptop met camera meestal voldoende. Bevinden zich echter meer personen in de vergaderruimte dan is het noodzakelijk om een videoconferencing systeem te gebruiken, zodat iedereen in de ruimte goed zicht- en hoorbaar is.

B) Hoe groot is de vergaderruimte?

Daarnaast is de grote en vorm van de ruimte van belang. Binnen de wereld van videoconferencing en videovergaderen / videobellen wordt onderscheid gemaakt tussen: small room (vergaderruimte voor 1 tot 4 personen), medium room (vergaderruimte voor 4 tot 8 personen) en large room (vergaderruimte voor meer dan 8 personen). Iedere grootte heeft zijn eigen soort apparatuur.

C) Videovergaderen met eigen laptop of een op zichzelf staand systeem?

Er zijn twee soorten videoconferencing systemen: BYOD (‘bring your own device’) en room videoconference systemen. Het grote verschil tussen beide opties is dat bij BYOD de videoconference software op een eigen apparaat, bijvoorbeeld op een laptop draait. Bij room conference systemen hoeft de gebruiker geen eigen device mee te nemen. De videoconference software zit in het hardware systeem zelf.

Klik hier voor meer over: BYOD - Bring Your Own Device of Room Conference System.

3. Implementeer. Maar laat je vooral adviseren!

Als je hebt gekozen welk systeem voor welke vergaderruimte of -ruimten je voor ogen hebt, is het handig om een aanspreekpunt te selecteren voor zowel de hard- als software implementatie. Bij het selecteren van de juiste apparatuur voor de juiste ruimte kan FOXX AV je helpen. We hebben vele jaren ervaring. Belangrijk is ook om alle medewerkers die gaan video vergaderen te instrueren en een compacte training te geven van zowel het gebruik van de apparatuur en hoe te acteren voor een camera. Ook daarbij kan FOXX AV je helpen, met bijvoorbeeld presentatietrainingen.

Aan de slag!

Wil je nu al meer weten over videoconferencing, videovergaderen of videobellen neem dan contact op met een van onze accountmanagers Michel, Cas of Stefan. Klik hiernaast voor adresgegevens of contact.