Room Conferencing System
Bij een room conference oplossing hoeft de gebruiker geen eigen laptop mee te nemen naar de vergaderruimte. De videoconference software draait namelijk op de videoconference hardware zelf. Het systeem wordt gekoppeld aan een (bestaand) presentatiescherm.
Op bovenstaande afbeelding zijn de onderdelen van een Room conference oplossing weergegeven op basis van Microsoft Teams. De set bevat een camera, om de deelnemers in de vergaderruimte te filmen. Microfoons (rechts beneden) om de deelnemers in de vergaderruimte hoorbaar te maken voor de digitale deelnemers. Een mini-pc (links beneden), waarop de MS Teams software draait. Hierdoor hoeft de gebruiker geen laptop meer mee te nemen. Een touchscreen (rechtsboven) om het systeem te bedienen. Optioneel kan een soundbar worden toegevoegd om te zorgen dat de digitale deelnemers goed hoorbaar zijn in de vergaderruimte.
Hoe werkt een roomconference systeem?
Op het touchscreen, hieronder vergroot weergegeven, bedient men het systeem. Links worden alle geplande digitale vergaderingen weergegeven. Met slechts een druk op de knop kun je de geplande vergadering starten.
De procedure is heel simpel. Het inplannen van een vergadering werkt hetzelfde als een MS Teams vergadering inplannen zonder het systeem. Echter, je nodigt de ruimte ook uit als is het een deelnemer. Daarom krijgt de vergaderruimte een eigen email adres. Voer, bijvoorbeeld, in Outlook de digitale deelnemers in en voeg tevens het e-mailadres toe wat gekoppeld is aan de vergaderruimte die in het systeem staat.
Wanneer het vergaderverzoek wordt verzonden, krijgt het room conference systeem de uitnodiging en plant deze in zijn agenda. De gebruiker kan naar de vergaderruimte lopen en de vergadering beginnen met een simpele druk op de ‘join’-knop. Zoals op onderstaande touchscreenafbeelding is te zien.
Het delen van een presentatie
Gedurende de videovergadering kan iedereen in de vergaderruimte zijn presentatie delen. Dit kan doormiddel van een kabel of een zgn. ‘draadloos delen dongel’, zoals onderstaande afbeelding.
De draadloos delen dongel wordt in de laptop gestoken (USB of USB-C) waarna de presentatie met een druk op de knop gedeeld kan worden. Hierdoor verschijnt het laptopbeeld als presentatie in de videovergadering, waardoor de presentatie (of andere vergaderstukken) voor zowel de online deelnemers als voor de aanwezige in de vergaderruimte zichtbaar is.
Wat zijn zes grote voordelen van een room conference systeem ten opzichte van BYOD?
| Voordelen: | Nadelen: |
| Gebruiksgemak. Een roomsysteem wordt als gebruiksvriendelijker ervaren ten opzichte van een BYOD systeem omdat er slechts een kleine handeling hoeft te worden uitgevoerd om in een vergadering te komen. | Prijs. Room systemen zijn duurder t.o.v. BYOD systemen |
| Presentaties delen. Bij een BYOD systeem kan alleen degene die zijn laptop heeft aangesloten op het systeem zijn presentatie delen. Bij een Room systeem kan iedereen in de vergaderruimte met zijn of haar laptop een presentatie delen, bekabeld en/of draadloos. Ook als er geen digitale vergadering plaats vindt. | Platform afhankelijk. Een room systeem is ontworpen voor één platform en communiceert dus niet met alle platformen. Echter MS Teams biedt koppeling met Zoom en Webex. |
| Agenda. Een room conference systeem laat zien welke vergaderingen er gepland staan die dag. Het is dus makkelijk te zien of en hoe lang een vergaderruimte vrij is. | |
| Bediening. Een room systeem kan bediend worden vanaf een touchscreen. Bij een BYOD zit vaak een (losse) afstandsbediening die vaak kwijt raakt. | |
| Mobile device. Bij een BYOD moet iedereen een laptop hebben om de videoconference software (zoals Teams) op te draaien. Bij een room oplossing is dit niet nodig. Ook mensen zonder laptop kunnen hierdoor videovergaderen. | |
| Beheer. Voor de ICT afdeling is het beheren (op afstand) van een roomsysteem mogelijk. Dit geldt niet voor (firmware) updates van een BYOD systeem. |