Vitelia (NL) hat dank GoBright die Kontrolle
Ein gutes Jahr Arbeit mit der GoBright-Plattform. Was bedeutet das für eine Organisation? Wir fragen Hans Sijbers, Kommunikationsmanager bei Vitelia und eine der treibenden Kräfte hinter dem Projekt. Wie verlief die Einführung und wie sind die bisherigen Erfahrungen?
Mehr Richtung.
Zunächst fragen wir Hans, was war der Grund für die Umstellung auf ein System zur Planung von Besprechungsräumen? Hans erklärt: „Die landwirtschaftliche Genossenschaft Vitelia ist in einem kollektiven Geschäftsgebäude untergebracht und teilt Besprechungs- und Konferenzräume mit den anderen Bewohnern des Gebäudes in Oirlo (NL). Es kam immer häufiger vor, dass Beratungsräume reserviert wurden, die nicht genutzt wurden oder umgekehrt, Beratungsräume doppelt gebucht wurden. Und weil sich die verschiedenen Mieter auf unterschiedlichen Kommunikationsplattformen befanden, lief es nicht wirklich rund. Kurz gesagt, es gab keine ausreichende Kontrolle über die Nutzung der Gemeinschaftsbereiche.“
Umfangreiches Inventar.
Der erste Schritt, so Hans Sijbers, war eine „interne Analyse und Bestandsaufnahme der Funktionalitäten“. Es musste nicht nur das obige Problem behoben, sondern auch der Empfang unterstützt werden. Vitelia hat keine feste(n) Empfangsdame(n), sondern arbeitet mit Hostessen/Hostess, die sich auch um das Catering im Gebäude kümmern. Die Rezeption ist daher nicht immer besetzt. Dies wurde zuvor mit einer Hotelklingel gelöst, die nicht immer zu hören war.
Das veraltete Narrowcasting-System musste ebenfalls aktualisiert werden.
„Das neue System musste eine niederländischsprachige Benutzeroberfläche haben, einfach zu bedienen sein und über mehrere Plattformen hinweg funktionieren.“ Zuerst arbeiteten sie innerhalb eines Citrix-Systems, später wurde daraus MS Office 365. GoBright hatte der Facility Manager bereits kennengelernt. Über sein eigenes Netzwerk wandte sich Hans Sijbers zwecks Beratung an FOXX AV. Eine Demo wurde von FOXX vorbereitet, um zu zeigen, was mit GoBright möglich ist. Nach einer positiven Entscheidung wurde ein Aktionsplan erstellt.
GoBright-Plattform.
In der ersten Phase entschied sich Vitelia für das GoBright Meet-Modul, die Komponente „Raumbuchung“, inklusive Outlook-Plug-in. Mit Meet können aus MS Outlook heraus Räume reserviert und Personen gleichzeitig intern und extern eingeladen werden. Die Kapazität der Räume, jeder mit seinem eigenen Namen, ist vorprogrammiert und das System wählt selbst einen Raum basierend auf Verfügbarkeit, Kapazität und erforderlicher Ausstattung aus. „Und das bietet schon einen enormen Komfort“, sagt Hans.
Neben dem Outlook-Plugin gibt es übrigens auch eine GoBright-App, ein Portal und man kann MS Teams anbinden, um Räume zu reservieren.
In einer zweiten Phase wurde auch das GoBright Visit-Modul hinzugefügt; Besucherregistrierung / virtueller Empfang. So können sich Besucher aufgrund einer vorherigen Einladung oder vor Ort bei einem „spontanen“ Besuch selbst registrieren. Organisatoren eines Meetings und/oder Mitarbeiter erhalten eine Besuchsmeldung und werden am Empfang abgeholt.
Ein weiterer wichtiger Aspekt, so Hans, sei „die intuitive Bedienung des Registrierungs-Touchscreens“. In gemeinsamer Absprache mit So Expo, einem Einrichtungspartner von Vitelia, wurde ein separates Möbelstück hergestellt, bei dem der Bedien-Touchscreen auf schöne Weise in den Empfangstresen integriert wurde. Dadurch wird auch sichergestellt, dass sich die Akzeptanz und Nutzung des Visit-Moduls weiter verbessert. Mieter holen ihre Angehörigen jetzt selbstverständlich an der Rezeption ab.
Abschließend wurde das bestehende Narrowcasting auf GoBright View inkl. „Wayfinder“ aufgerüstet. Es enthält Baupläne und Besucher können sich auch selbstständig zurechtfinden. Durch die Verknüpfung der drei Systeme entsteht eine integrierte Plattform.
Einführung und Benutzerfreundlichkeit.
Die Systeme wurden phasenweise für Mitarbeiter, Mieter und Verwandte eingeführt, damit sich alle an die neue Arbeitsweise gewöhnen können. Es wurde unter anderem über die Firmen-App kommuniziert, aber auch ein separates Anleitungsvideo erstellt, das alle notwendigen Schritte erklärt. Laut Hans Sijbers „etwas, was Vitelia oft mit der Einführung neuer Produkte oder Methoden macht und das gut funktioniert.“
In der Praxis hat sich GoBright als effizientes und benutzerfreundliches System erwiesen, das die Erwartungen erfüllt. Dies führt zu weniger praktischen Belästigungen, wie z. B. Leerständen. Die Pro DVX Touchscreens in den Besprechungsräumen zeigen sofort an, ob ein Raum belegt oder frei ist. Wenn ein Zimmer reserviert, aber nach 15 Minuten nicht genutzt wurde, verfällt die Reservierung und das Zimmer wird frei. „Das schafft mehr Bewusstsein und interne Effizienz“, sagt Hans Sijbers.
Verbesserungspunkte.
Insgesamt ist Vitelia mit GoBright sehr zufrieden, auf Detailebene gibt es aber noch Verbesserungsbedarf. Zum Beispiel ist das Catering-Modul, Bestellung von Kaffee, Softdrinks, Sandwiches für ein Meeting/Beratung noch nicht optimal. In der Anfangsphase waren die verfügbaren Benutzer- und Anleitungsinformationen begrenzt. Eine umfangreichere Dokumentation wäre wünschenswert. Jetzt stellt sich heraus, dass es so ist
Nutzung von MS Office 365 durch alle, erleichtert die Arbeit.
Auch Hans Sijbers ist gespannt, was die Zukunft bringt, nachdem Systeme wie Outlook und Teams zunehmend integrierte Lösungen anbieten. Das fehlende Glied ist und bleibt jedoch die Verbindung zur Hardware, wie beispielsweise Bewegungssensoren.
GoBright entwickelt seine Software kontinuierlich weiter, und spezifische Kundenfragen werden fast immer in diesen Prozess einbezogen.
Wenn Sie mehr über alle Möglichkeiten der GoBright-Plattform erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an einen unserer Kundenbetreuer Hans onder Wouter (rechts). Die können dir alles erzählen.
Ihr Kundenbetreuer
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