MS Teams Rooms oplossing

MS Teams Rooms oplossing van FOXX AV

Online vergaderen:
met een druk op de knop is iedereen in de vergaderruimte zicht- en hoorbaar.

Steeds vaker vergaderen we online vanuit verschillende locaties en moeten we diverse documenten met elkaar delen. Zicht- en hoorbaarheid van mensen en documenten is essentieel. FOXX AV heeft een oplossing op basis van MS Teams, een van de meest gebruikte online vergaderplatforms.

Bij een zgn. room conference oplossing, in dit geval MS Teams, hoeft de gebruiker geen eigen laptop mee te nemen naar de vergaderruimte voor de aansturing en communicatie van de vergadering. De vergadersoftware draait namelijk op de ‘conference’ oplossing (hardware) zelf. Het systeem kan worden gekoppeld aan een (bestaand) presentatie scherm.

MS Teams Room

Op bovenstaande afbeelding zie je de onderdelen van een MS Teams Room conference oplossing. De set bevat een camera, om de deelnemers in de vergaderruimte te filmen. Microfoons (rechts onder) om de deelnemers in de vergaderruimte hoorbaar te maken voor alle online deelnemers. Een mini-pc (links onder), hier draait de MS Teams software op. Tenslotte is er het touchscreen (rechtsboven) om het systeem te bedienen. Optioneel kan een soundbar (achter boven) worden toegevoegd om te zorgen dat de online deelnemers goed hoorbaar zijn in de vergaderruimte.

Hoe werkt een room conference systeem?

Op het touchscreen, hieronder vergroot weergegeven, bedient men het systeem. Links worden alle geplande digitale vergaderingen weergegeven. Met slechts een druk op de knop start je de geplande vergadering. Het systeem werkt heel eenvoudig.

Een vergadering inplannen kan met bijvoorbeeld de Outlook-agenda functie. De vergaderruimte krijgt ook een email adres. En net zoals je de deelnemers uitnodigt op basis van hun email adres doe je dat ook met vergaderruimte. 

Wanneer het vergaderverzoek wordt verzonden krijgt het room conference systeem de uitnodiging en plant deze in ‘zijn’ agenda. De gebruiker kan naar de vergaderruimte lopen en de vergadering beginnen met een druk op de “join” knop. Zoals op onderstaande touchscreen afbeelding is te zien.

Het delen van een presentatie

Gedurende de online vergadering kan iedereen in de vergaderruimte presentaties of vergaderstukken delen. Dit kan doormiddel van een kabel of een zgn. ‘draadloos delen dongel’ zoals onderstaande afbeelding.

De draadloos delen dongel wordt ingestoken in de laptop waarop de presentatie staat en kan met een druk op de knop gedeeld worden. Hierdoor verschijnt het laptopbeeld als presentatie in de online vergadering. De presentatie is voor zowel de online deelnemers als voor de aanwezige in de vergaderruimte zichtbaar.

Meer informatie

In de afgelopen periode installeerden we deze oplossing bij een groot aantal klanten waaronder bedrijven, gemeenten en zorginstellingen. Wil jij ook een MS Teams Rooms oplossing met de juiste AV apparatuur voor zorgenvrij vergaderen? Neem dan contact op met een van onze accountmanagers: Cas, Michel of Stefan (zie hiernaast voor de contactgegevens).

Zes grote voordelen van een room vergadersysteem ten opzichte van ‘sluit je eigen laptop aan’ (zgn. BYOD)