MS Teams Rooms in de Raadzaal

MSTeams in de raadzaal by FOXX AV

Gemeenten vergaderen hybride dankzij integratie met MS Teams Rooms

Een van de mooie features van MS Teams is MS Teams Rooms, waarmee fysiek en online vergaderen gecombineerd wordt binnen de ‘look & feel’ van MS Teams. Veel gemeenten worstelen op dit moment met de raadsvergaderingen in hybride vorm (combinatie van in de raadzaal en thuis). Het cameravolg-systeem van meeste streaming webcast applicaties, kan nl. de raadsleden die thuis zitten niet volgen. En zo ontbreekt een stuk van discussie en het besluitvormingsproces. FOXX AV heeft nu een oplossing van dit euvel waardoor iedereen zichtbaar én hoorbaar is voor alle volgers.

Thuis en in de raadzaal

De hybride vergadervorm is op dit moment voor veel gemeenten een oplossing voor raads- en/of commissievergaderingen. Een aantal raadsleden zit thuis achter zijn of haar laptop en de rest zit verspreid in de raadzaal. De meeste raadzalen hebben een discussiesysteem en een camera-volg systeem om de ‘normale’ raadsvergaderingen uit te kunnen zenden via bijvoorbeeld Company Webcast of Royalcast.

Wanneer er nu hybride vergaderd wordt, wordt er vaak een scherm de raadzaal ingereden waarop de MS Teams meeting te zien is voor de fysiek aanwezigen. Dit is echter voor het camerasysteem in de raadzaal niet te volgen. De oplossing is dat niet hetgeen in de raadzaal plaatsvindt, gestreamd moet worden maar de MS Teams meeting zelf. De raadzaal participeert dan in de MS Teams meeting als één deelnemer. Wanneer een lid van het college of een raadslid in de raadzaal zijn microfoon indrukt, richt een van de camera’s zich op hem. Hij wordt dan vervolgens als deelnemer ‘raadzaal’ in de MS Teams meeting weer gegeven. Wanneer iemand anders in de raadzaal weer zijn microfoon indrukt richten de camera’s zich op de nieuwe spreker. De sprekers worden steeds separaat als ‘deelnemer raadzaal’ weer gegeven. Ook het geluid schakelt in deze parallel mee.

Webcast oplossing

Kortom met de hybride vergader oplossing van FOXX AV is iedere hybride gemeenteraadsvergadering geholpen. Wij implementeren een MS Teams Room systeem in de raadzaal waardoor de raadzaal deelneemt als een deelnemer, vervolgens streamen wij met een apparaat de MS Teams meeting naar welk webcast systeem dan ook. Op die manier krijgen ook de kijkers thuis alles mee van de vergadering.

Ben jij ook geïnteresseerd in onze MS Teams oplossing voor gemeenteraden en raadszalen? Neem dan contact op met een van onze accountmanagers: Cas, Michel, Stefan (hiernaast) of mail geheel vrijblijvend het contactformulier.